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          如何让会议管理更高效? - 新媒体运营

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          作者复盘一次会议管理产品的设计  ,针对企业会议室管理中遇到的问题设计基本流程与方案  ,分享给大家  。

          一、项目背景

          企业是一群人的团队协作  ,如何把这群人的智慧和力量有效地凝聚起来 ,会议这种方式便由此而生  。一场高效的会议能够汇聚大家的想法  ,反之只会占用与会人员宝贵的时间 。

          目前企业运转中 ,围绕会议存在着许多问题:会议室资源总是不足 ,各种会议撞车;与会人员通知不到位;会前不知道会议内容  ,到了会议室一脸懵逼;会议签到造假;管理人员不清楚会议室使用情况;会议效率低下;会议决议不能有效落地执行等  。

          传统的会议管理是前台同事用一张excel表格 ,记录所有会议室的预约情况  ,所有的会议室资源由个人调配  。如果只有一两个会议室  ,这种方式自然没什么问题 。但是会议室与会议的数量稍微上涨  ,这种方式就无法有效地解决以上问题  ,让追求高效的会议变得不高效  。

          二、业务流程

          整体流程图

          1. 会议室管理

          目的:用于管理员维护会议室的基本信息 ,如新增会议室信息、禁用维修状态的会议室等 ,确保企业员工能正常预约使用会议室  。

          会议室管理至少包含以下要素:

          • 会议室名称:区分每个会议室的名称标识;
          • 所在位置:会议室所在的大楼与楼层 ,方便用户通过位置进行筛选;
          • 容纳人数、设备情况:会议室最多支持多少人进行开会 ,提供哪些硬件设备  ,如投影仪、麦克风等;
          • 启用状态:会议室可用状态  ,避免员工预约维修中的会议室;

          案例分析:

          原型示意图

          2. 预约会议

          目的:让会议组织人能够快速获悉目标日期的会议室信息  ,如哪些会议室已经被预约  ,哪些会议室有投影仪等  。快速筛选出符合自己需求的会议室  ,并以最少的步骤完成预约 。

          预约会议室至少包含以下要素:

          • 日期:能够切换选择不同的日期 ,查看未来日期的会议室  ,毕竟提前一天乃至一周预约会议室是常有的事情;
          • 楼层:会议室多的企业  ,需要通过楼层来快速筛选会议室  ,因为大家一般都会在自己所在楼层进行会议;
          • 会议室情况:会议室哪些时间段被预约  ,会议室有哪些设备  ,最多支持容纳多少人  ,这些重要信息都需要告知会议组织人 ,方便他选择符合条件的会议室;
          • 快捷筛选:影响组织人选择会议室的要素比较多  ,可以将会议室空闲时间、所含设备、容纳人数等信息做成筛选项  ,方便需求明确的用户进行快捷筛选;

          案例分析:

          原型示意图

          3. 邀请通知与会人员

          目的:完成会议室的预约后  ,需要将会议主题、会议时间与会议地点及时通知每一位与会人员  。

          邀请通知与会人员至少包含以下要素:

          • 通过组织节点/群聊等选择与会人员:确定并选择需要参加会议的同事;
          • 会议邀请通知:选择相关成员后  ,通过消息推送的方式触达到位;
          • 会前提醒:可以预设会前15分钟会议即将开始的提醒  ,确保大家不错过会议时间 。

          案例分析:

          原型示意图

          4. 会议签到

          目的:到了预约的会议时间  ,会议组织人要确保所有人都真实到场 ,才可以进行会议  。

          通过生成动态的签到二维码 ,投屏到会议显示器上  ,让在场的人员签到  ,会议组织人就可以有效地统计到场情况 ,并且杜绝了签到作弊的问题  。

          三、重难点分析

          如何判断需求的优先级:所有的需求都有对应的用户对象 ,会议管理中涉及多个角色  ,如会议室管理员、会议组织人、会议参与人等 。在需求调研中  ,各个角色都会提出自己的需求  ,管理员要看到会议室使用情况的统计;会议组织人想跟外地同事进行视频/语音会议;会议参与人因为会议过多  ,希望能够拒绝会议……作为产品人员  ,需要梳理各个角色的核心需求点  ,完成业务核心流程  ,列需求优先级 ,合理安排版本计划 。

          团队沟通:这个项目涉及的团队成员较多  ,如UE/UI设计师、JAVA后台、web管理端、APP、H5应用、测试运维等  。项目管理中  ,产品人员需要学会如何在明确团队成员各自的分工 ,确保团队成员对项目达成一致  ,及时处理与上报项目中的风险点  ,保质保量地推送项目上线 。企业一直都是以结果说话  ,只有项目落地并成功推广起来  ,产品人员才真正发挥价值  。

          对外供应商沟通:会议中存在许多硬件设备 ,如会议投影仪、会议室平板、远程通话设备等  。如果需要打通线下场景 ,如APP直接投屏  ,会议室平板展示会议室使用信息等  ,必定是要跟硬件供应商提需求进行沟通 。如何有效推送外部供应商进度  ,是产品人员不可绕过的问题  ,毕竟不可能所有功能都从0做起  ,企业没这个时间与金钱 ,也没有这个必要  。

          四、个人总结

          本次案例分析是针对企业会议室管理中遇到的问题  ,设计的基本流程与方案  。

          在实际工作中  ,企业的需求是多样的  ,有的企业注重会议室数据的分析 ,有的注重使用过程中的易用性与便捷性 ,有的则需要关联会议室硬件设备  。

          作为产品人员  ,需要学会去根据实际情况调研分析需求 ,利用有限的资源合理地安排版本迭代  。产品方案没有最好的  ,只有最适合的  。

          作者:Rex